第一章 总则

第一条 为加强我校干部人事档案管理工作，提高干部人事档案管理水平，充分发挥干部人事档案的作用，更好地为我校各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等法律法规，结合我校档案工作实际，特制订本细则。

第二条  干部人事档案管理由收集、移交、接收、整理、归档和提供利用各环节共同组成，其中收集、移交由干部人事档案材料形成部门（人事处、党委组织部、纪委等）负责，接收、整理、归档和提供利用由档案馆负责。

第二章  档案接收与整理

第三条  各干部人事档案材料形成部门根据工作职责与分工，负责对本单位形成的人事档案材料及时收集整理，并向档案馆移交，移交时应填写移交清单，经双方核对无误后，签字确认并各执一份。

第四条  归档材料的接收要求

（一）归档材料必须真实，不能造假、涂改。材料形成部门应当按照相关规定审核材料，甄别材料真伪，判定材料保存价值，确定其是否归入人事档案。

（二）归档材料对象明确、文字清楚、填写规范、齐全完整。成套材料必须头尾完整，凡规定由组织审查盖章的必须有公章，规定同本人见面的要有本人签字。

（三）归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或组织(人事)部门公章。

（四）归档材料必须用国际标准A4纸，左边留有25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。

（五）材料形成部门对符合归档要求的材料在材料形成后1个月内主动向档案馆移交，符合归档要求的材料必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。

第五条  档案整理是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。

第六条  整理工作的基本要求

（一）档案整理应以高度负责的精神，做到分类准确、编排有序、目录清楚、整理规范、装订整齐，不丢失和混装档案材料，保证整理后的档案真实、完整、准确、美观、实用。

（二）整理档案人员要严守机密，不泄露档案内容。

（三）不得整理本人和亲属的档案。

（四）无关人员不得进入人事档案整理装订场所。

第七条  档案材料的鉴别

发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转有关部门保存；不属于人事档案内容但比较重要的证件、文章等，退给本人；无保存价值又不宜退给本人的，应登记报主管领导批准销毁。

第八条  档案材料的分类

人事档案材料分为十类：第一类，履历材料；第二类，自传材料；第三类，鉴定、考核、考察材料；第四类，学历学位职称等材料；第五类，政治历史情况审查材料；第六类，参加党团组织及民主党派材料；第七类，奖励材料；第八类，处分材料；第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休离休、退职材料及各种代表会议代表登记表等材料；第十类，其他可供组织参考的材料。

第九条  档案材料的排序

每类档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在右下角编写页数。基本方式：

（一）第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料，按档案材料形成时间排序。

（二）第五类、第六类、第八类材料按档案材料内容的主次关系进行排序。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等；第六类材料的排列顺序为：入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

（三）第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：工资情况的材料；任免材料；出国、出境材料；其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

第十条  档案材料的编目

每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：

（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项进行填写。

（二）“材料名称”根据材料题目填写。无题目的材料应拟定题目，材料的题目过长可适当简化，拟定或简化题目必须确切反映材料的主要内容或性质特点，凡原材料题目不符合实际内容的，必须另行拟定题目或在目录上加以注明。

（三）“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。

（四）“材料份数”的计算，以每份完整的材料为一份（包括附件）；“材料页数”的计算，凡有字迹的页面均为一页。

（五）填写目录要工整、正确、清楚、美观，并检查核对，做到准确无误。

（六）填写目录时，每类之后必须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

第十一条  装订与验收入库

（一）档案材料必须装订成卷，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。

（二）档案材料和目录按照靠左下对齐的方式，在左侧以三孔装订，一般应留够25mm的装订边。做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。

（三）档案卷皮必须书写档案人的姓名、档案号（档案号为工作证号或学号）。

（四）档案经认真细致的检查，验收合格后入库。

第三章  档案保管与利用

第十二条  档案保管应做到以下要求:

（一）人事档案应当专库存放，保持库房清洁和适宜的温度、湿度，并做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作。

（二）人事档案管理人员不得私自保存、转移、销毁档案，不得擅自提供或向他人泄露档案内容。

（三）非人事档案管理人员不得随意进入人事档案库房，因特殊原因要进库者，必须由人事档案管理人员陪同。

（四）人事档案中应当销毁的材料不得随意处理，一律统一登记，经批准后统一销毁。

（五）档案馆工作人员及亲属的人事档案另设专柜保管。

第十三条  干部人事档案利用方式主要包括查（借）阅、复制和摘录等。因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：

（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；

（三）人才引进、培养、评选、推送等；

（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；

（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；

（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；

（七）其他因工作需要利用的事项。

干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。

复制、摘录的档案材料，应当按照有关要求管理和使用。

第十四条  查阅干部人事档案按照以下程序和要求进行：

（一）组织人事部门、纪委和离退休处在其职责范围内查阅档案，需填写干部人事档案查阅审批表，报本部门领导审批签字并加盖公章；校内其他单位或人员查阅档案，需填写干部人事档案查阅审批表，报组织人事部门审批签字并加盖公章；校外单位或人员需联系校内对口单位，参照校内审批程序办理。

（二）查阅档案应当2人以上，一般均为党员；

（三）干部人事档案工作机构应当按照程序审批；

（四）在规定时限内查阅。

第十五条  干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时干部人事档案工作机构应当认真核对档案材料。

第四章　纪律和监督

第十六条　开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：

（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；

（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；

（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；

（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；

（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；

（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；

（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；

（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；

（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；

（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；

（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。

第十七条　对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。

第五章 附则

第十八条 本实施细则自发布之日起施行。

第十九条 本实施细则由档案馆负责解释。