（九院党字【2024】54号）

为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我校的实际情况，制定本分类办法。

一、编制原则

1.学校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴和载体类型，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入同一类别。

2.在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，将同类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

3.类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，不得随意改变。

4.类目排列、档号结构的确定严格遵循从总到分、从一般到具体的原则。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

二、档案实体分类及标识符号

（一） 一级类目与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十二个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母。其名称、标识符号如下图：

（二） 二级类目的设置与标识及扩展的三级类目与标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性来进行设置的。二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”,其余二级类目的依次层累为12、13、……，但10,20……等带“0”的数字不用。声像类档案因其材质的特殊性，二级类目采用拼音首字母来设置。

三级类目是在二级类目的基础上，根据需要扩展的。三级类目的标识方法与符号和二级类目相同，但“11”数字不用（以区别综合）。

1.制定办法的目的是为了使我校档案类目设置有相对的稳定性，在较长时期内不随意改变。

2.各级类目的设置不是封闭式的，而是一种开放型的设置。随着学校事业的发展和要求，现有类目不能满足要求时，它可以添加一、二级类目，满足档案实体分类的长期相对稳定性的要求。

  3.为保证我馆档案实体分类及标识的规范法，各门类档案一、二、三级类目的调整、增添，须经馆领导批准。

（三）类目表

备注：JX教学工作可以根据全日制本专科、成人教育、研究生教育进一步细分；废止印章划入SW15其他实物类。

三、档号的编制

（一） 档号模式和标识

   1.档号的模式

我校档号的模式采用《高等学校档案实体分类法》 的规定，即年度号＋分类号＋案卷号。（此档号模式不适用专题档案、人物档案、声像档案）

年度号由四位阿拉伯数字组成。年度用自然年度。

分类号一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目者，应把三级类目代号包括进去。

案卷号由 01 ~ n 数字组成。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。

2.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷之间，用连接符号“— ”连结。若库藏有多个全宗，原则上应在年度号前加全宗号。例如：1994 年内容是党委组织工作的第5件的档案，可标为：

   3.以声像载体档案档号的编制为例

由于载体和幅面尺寸（ 类型）不同，保管要求不同，声像载体档案按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。

年度号＋声像档案代号(SX) + 载体代号（代码）＋小类代号＋保管单位号，如下图所示：

保管单位声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

（二） 专题档案档号的编制

专题档案文件数量多，年度跨度大，为保持彼此之间的有机联系，便于查考利用和保管，拟作特殊处理集中、单独编号排架。

专题档案编号模式如下：

ZT+分类号＋题名＋案卷号

题名采用名称主词的汉语拼音的第一个字母。

（三） 人物档案档号的编制

人物档案是指曾在学校工作、学习过的人员参加各种活动中形成的对个人、学校、社会和国家有保存价值的各种文字、声像、数据、图表、电子文件等不同形式和不同载体的历史记录。这些档案不仅是学校档案资源的重要组成部分，也是对师生员工在各个时期活动的真实反映，对于评估学校人才培养质量、取得成果和检验立德树人具有重要参考价值。

人物档案编号模式如下：人物档案分类号+单位＋人名＋案卷号

单位、人名的标识，采用名称主词的汉语拼音的第一个字母

四、档案的实体排架

  档案按档号的顺序排架，排架方式按一级类目依年代纵向排列， 即十二个一级类目的档案各自自成体系分别排架。