第一步：按照各类档案归档范围（参见《九江学院档案工作制度汇编》P133-P172))收集文件材料。

注意事项：文件材料收集要做到应归尽归，每一事项的前因后果都应该归档，确保档案材料的完整性。

第二步：对文件材料先按照内容再按照保管期限进行分类，并到档案馆领取档案盒。

注意事项：不同内容不同保管期限分装不同的档案盒。根据所需的数量到档案馆领取档案盒，成绩单和学籍卡还需领取档案案卷封面。

第三步：拆除文件材料上的金属物，缝线装订。

注意事项：学籍卡和成绩单一般采用在左侧预留的装订区域内，等距离打三个孔然后用棉线或蜡线进行穿绳打结。

对于超过2页文件材料，可采用缝制小三角形的方式进行装订。

第四步：对归档文件材料进行编页码。

注意事项：页码编制在单页的右下角、双页左下角，可用铅笔标注。

只要有文字的页面都应该编制页码。

第五步：填写文件移交目录、盒内目录，打印备考表。

注意事项：移交文件目录是指本次所移交的所有材料的目录，移交目录需要盖移交部门和档案馆公章，一式两份，经盖章后由档案馆和档案移交部门各留存一份。

盒内目录是指每一盒里所含文件材料的目录，置于档案盒内。

第六步：归档单位审核人检查、签字。

注意事项：签字在备考表上，学籍卡和成绩单的备考表在封底。文书材料档案需要自行打印备考表并签字。

第七步：盖档案盒脊背章，装盒。

注意事项：档案移交部门方章盖在盒脊顶端、年度盖数字章、保管期限盖永久或数字章、机构问题盖档案分类章、起止件号盖数字章，全宗号处空置不盖章。

第八步：按时向档案馆移交并办理移交手续。

注意事项：移交时来档案馆盖归档章，档案馆工作人员根据盒内目录检查归档材料。归档人员在《档案移交记录薄》上登记签字。

附件1：移交文件目录模板

附件2：盒内文件目录模板

附件3：备考表