（九院党字【2024】54号）

第一章 总则

第一条 为了加强学校档案管理，更好地服务教学、科研和师生，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案工作条例》等法规、条例，特制定本办法。

第二条 学校档案是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第二章 工作机构及职责

第三条 坚持和加强党的领导，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署，健全党领导档案工作的体制机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。学校成立由党委书记、校长为主任委员、分管校领导和相关校领导为副主任委员，相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，负责贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，统筹管理全校档案信息资源及档案工作，讨论决定学校档案工作重要事项。

学校档案工作委员会应当每年至少召开一次全体委员会议，研究、部署全校档案工作，并适时召开工作专题会议。

第四条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第五条 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。主要职责是：

（一）组织宣传、贯彻执行《档案法》，落实上级部门关于档案工作的各项方针政策；

（二）主持制定学校档案事业建设和发展规划，审查学校档案工作计划、规章制度和报告；

（三）加强对档案工作的组织领导，督促、协调各单位按上级部门及学校档案馆的要求做好档案业务工作；

（四）关心、支持档案馆的建设与发展，给予人力、财力、物力支持；

（五）解决档案工作面临的重大问题和困难，改善档案工作条件，使档案工作与学校各项工作协调发展。

第六条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，具有档案行政管理和业务管理的双重职能。主要职责是：

（一）负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制订并组织实施全校档案管理工作规划；

（二）负责完善和制订学校档案管理工作的规章制度，并监督、检查各单位贯彻落实情况；

（三）负责全校专、兼职档案管理人员队伍建设，对学校各单位档案工作人员进行业务培训和指导；

（四）负责督促、检查和指导校内各单位的档案工作；

（五）负责对全校各类档案和有关资料的收集、整理、保管、统计与鉴定，维护学校档案的完整性、系统性与安全性；

（六）负责实施档案数字化、信息化工作，推进、完善数字档案室建设工作；

（七）负责组织开展档案的开放和利用工作；

（八）负责编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（九）负责组织开展档案学术研究和经验交流等活动；

（十）负责组织开展档案宣传教育活动；

（十一）承担学校交办的其他工作。

第七条 学校档案工作同时接受上级教育行政部门领导和上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。

第八条 学校根据实际需要可设立若干档案分室，档案分室受学校业务主管部门领导和档案馆的业务监督和指导。

校内具有独立法人资格的单位应设立相应的档案室，负责管理本单位形成的具有保存价值的档案材料。

第九条 各单位建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度，将档案工作与其他工作同步部署、同步管理。包括：

（一）指定一名负责人分管档案工作，负责对本单位各类档案材料的收集、整理工作情况进行督促检查；

（二）根据档案工作实际，设置专兼职档案员，负责本单位教学、科研、管理、对外交流等各项工作档案材料归档，做到及时、完整、准确、系统，各单位专兼职档案员应保持相对稳定；

（三）根据本单位档案工作实际情况，提供相应档案管理用房和用于暂存本单位归档文件的档案装具、设备等，所需经费由各单位自行解决。

第十条 档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，可按学校有关规定参加专业技术职务评聘，可聘为专业技术岗或管理岗。选配政治素质好，专业能力强，作风正派的党员干部，从事干部人事档案工作。

第三章 立卷与归档

第十一条 档案材料实行部门立卷制度。各单位应按照学校档案归档范围和整理规范，将本单位形成的档案材料收集完整，整理组卷，定期向档案馆移交。

第十二条 学校的重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果、重大设备采购项目等在验收、鉴定前，须由档案馆和业务主管部门对工程、项目或成果进行档案移交归档，重要业务管理系统验收、鉴定前，应进行业务系统在线归档功能验收。

未经档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。

第十三条 经学校管理信息系统形成的电子文件及纸质文件电子版归档工作，按照国家有关电子文件归档与管理的相关规定执行。各单位要做好电子档案材料的保管，待学校具备电子档案归档条件后进行归档。

本校任何单位和个人，在其职务活动中形成的各种载体形式的材料，都必须按照规定向档案馆移交，集中管理。任何人不得据为己有。档案馆征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的珍贵档案材料，对捐赠者颁发捐赠证书。

第十五条 各单位应当对纸质和非纸质档案材料同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料用纸应规范，纸质优良，打印字迹清楚，应用黑色笔书写；归档的声像档案声音、画面应清晰，符合有关规范和标准的要求；电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、文书类电子文件元数据方案（DAT 46-2009）、照片类电子档案元数据方案（DAT 54-2014）、录音录像类电子档案元数据方案（DAT 63-2017）执行；案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求。

第十六条 各类文件材料的归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各二级学院应在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第四章 档案的管理和利用

第十七条 档案收集范围内的档案、文件由档案馆集中统一管理。档案馆根据《高等学校档案管理办法》，结合学校工作实际，对馆藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具。根据档案的保密程度确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用登记。

第十八条 档案馆应定期对档案进行检查，如发现档案有变质、损坏现象，要及时抢救、修复或复制。建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第十九条 档案馆应做好档案的鉴定销毁工作。对于保管期限已满的纸质档案，须与档案形成部门组成档案鉴定小组，将拟销毁的档案编制清册，报主管档案工作的校领导审批，同意后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，有关部门派人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第二十条 学校建立档案统计、检查制度。定期对档案的收集、整理、保管、利用和档案馆内部各种数据进行统计和检查，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十一条 档案馆应按照《档案法》等国家有关规定向全校和社会公布开放档案，提供档案利用服务。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外开放：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成部门提出限制利用的。

第二十二条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，表明利用档案的目的和范围后，履行相关登记手续，均可以利用已开放的档案。

境外组织或个人利用开放档案的，应按照国家有关规定，经学校国际交流处及有关部门批准后方可登记利用。

第二十三条 单位和个人利用未开放档案，应根据未开放档案的实际情况，履行相关审批手续。利用一般性未开放档案，应由档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批；利用未公开的科研档案，应经业务主管部门或第一完成人同意，必要时报请主管校领导审批；利用涉密档案，应由档案归档部门或学校保密委员会办公室审批，必要时报请主管校领导审批。教职工人事档案的利用，按照中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》执行。

第二十四条 一般不提供重要或珍贵档案的原件借出服务，如有特殊需要，应经档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批。

第二十五条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，加盖学校档案证明专用章的档案复制件，其效力等同于原件。

第二十六条 档案馆应编制必要的检索工具，提供开放档案目录、档案馆指南、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。

第二十七条 学校按照国家等有关规定向用于商业目的的档案利用者合理收取费用；社会组织和个人利用其所移交或捐赠的档案，档案馆应无偿并优先提供利用；个人寄存在档案馆的档案，归寄存者所有，档案馆如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第二十八条 档案馆应积极开展档案编研，采取多种形式开展档案宣传工作。

第五章 档案信息化建设

第二十九条 学校将档案信息化工作纳入信息化发展规划，统筹落实相关经费，用于档案信息化特别是数字档案室建设等。

第三十条 档案馆和校内各单位应加强档案信息化建设，推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统及其他校内各业务系统等相互衔接，采取措施保障档案信息安全。

第三十一条 档案馆和校内各单位应协同推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨校区、跨部门共享利用。

第六章 奖励与处罚

第三十二条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十三条 对有下列行为之一的，将根据情节轻重，依纪依规给予处分或处置；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏，丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十四条 本办法由学校负责解释，具体工作由档案馆承担。

第三十五条 本办法自公布之日起施行。如与上级主管部门下达的规定有抵触之处，则按上级规定执行。