各单位、各部门：

根据《九江学院档案管理办法》,2024年度文书档案应在2025年6月底之前完成移交工作。现将2024年度文书档案移交工作通知如下：

一、移交范围

1.机关、教辅、二级学院的党务、行政、业务文书档案。

2.声像、实物类档案实物暂存原单位，只移交目录。

详见《九江学院各部门档案归档范围与保管期限》(见附件1)

二、移交要求

1.按照《九江学院部门立卷归档工作规范》（见附件2）进行档案整理，保证档案归档的规范性。

2.档案移交文件目录（附件3）纸质版一式两份，电子版用U盘现场提交，不涉密的亦可私发给档案馆接收人员。目录中档案名称、数量、页码等信息应准确完整。

3.档案的盒内文件目录（附件4）除纸质版放置盒内，还需要将电子版转换成PDF格式，在档案管理信息系统中提交。

4.有条件的档案立卷部门应将纸质档案与电子档案的同步归档。归档时将档案电子版转换成PDF格式，在档案管理信息系统中提交，可方便本部门今后利用所提交的档案。暂不具备电子化条件的，移交档案时可只在系统中提交盒内目录，但应在档案移交文件目录（附件3）的“备注”栏注明“未数字化”

三、移交时间

请各部门2025年6月30日前完成2024年应归档的党务、行政、业务文书档案的整理归档工作。

四、往年档案归档

凡各部门存有2023年之前应归档的各类档案，请根据2024年11月《关于移交2023年及往年学校各类档案的通知》要求，于2025年6月底前整理归档。档案较多的部门可在归档期限内，分期分批整理、移交。不宜实物归档的，可只提交档案目录。特殊情况请与档案馆沟通说明。

五、联系方式

在档案收集、整理、编目、移交工作过程中如有疑问，请与档案馆工作人员联系。

联系人：臧老师、张老师，联系电话：8334003。

档案馆

2025年4月10日

附件：1.九江学院各部门档案归档范围与保管期限

2.九江学院部门立卷归档工作规范

3.移交文件目录模版

4.归档盒内文件目录模版