各单位、各部门：

根据《九江学院档案管理办法》,现就2023年度及往年学校各类档案移交工作通知如下：

一、移交范围

1、机关、教辅、二级学院的党务、行政、业务文书档案。

2、声像、实物类档案实物暂存原单位，只移交目录。

详见《九江学院各部门档案归档范围与保管期限》(见附件1)

二、移交要求

1、按照《九江学院部门立卷归档工作规范》（见附件2）进行档案整理，保证档案归档的规范性。

2、档案移交文件目录（附件3）纸质版一式两份，电子版用U盘现场提交，不涉密的亦可私发给档案馆接收人员。目录中档案名称、数量、页码等信息应准确完整。

3、档案的盒内文件目录（附件4）除纸质版放置盒内，还需要将电子版转换成PDF格式，在档案管理信息系统中提交。

4、有条件的档案立卷部门应将纸质档案与电子档案的同步归档。归档时将档案电子版转换成PDF格式，在档案管理信息系统中提交，可方便本部门今后利用所提交的档案。暂不具备电子化条件的，移交档案时可只在系统中提交盒内目录，但应在档案移交文件目录（附件3）的“备注”栏注明“未数字化”

三、移交时间

1、正常归档

2024年12月30日前，各部门完成2023年应归档的党务、行政、业务档案的整理归档工作；寒假前各二级学院完成2024届毕业生的学籍档案归档。

2、往年档案归档

凡各部门存有2022年及之前应归档的各类档案，请于2025年6月底前完成整理归档。

档案较多的部门可在归档期限内，分期分批整理、移交。不宜实物归档的，可只提交档案目录。特殊情况请与档案馆沟通说明。

四、联系方式

在档案收集、整理、编目、移交工作过程中如有疑问，请与档案馆工作人员联系。

联系人：臧老师、张老师，联系电话：8334003。

档 案 馆

2024年11月15日

附：

1、九江学院各部门档案归档范围与保管期限

2、九江学院部门立卷归档工作规范

3、移交文件目录模版

4、归档盒内文件目录模版